Kjetil Lund

Backup for Office 365 – er det virkelig nødvendig?

1. Den største misforståelsen: Backup er ikke en del av Office 365

Gjennom Office 365 tilbyr Microsoft en stor grad av redundans. Dette vil si at datasenterene har god sikring mot nedetid, og at maskinvaren er satt opp slik at det er liten sjans for at tjenestene blir utilgjengelige. Dette kan sammenlignes med måten man setter opp vanlige servere. De settes opp med flere strømforsyninger og flere harddisker enn nødvendig, for å sikre høy oppetid. Dersom noe går i stykker, vil strømforsyning #2 eller harddisk #4 ta over arbeidsoppgavene til maskinvaren som har gått opp i røyk. Men på tross av denne redundansen, har det har allikevel aldri vært tvil om at backup er viktig. Slik fungerer det for Office 365 også.

Selv om tjenestene gir tilgang til en viss grad av historikk, er ikke dette på langt nær nok dersom uhellet skulle inntreffe. I tillegg ser mange en trygghet i å få sine dataene lagret på et sikkert sted i Norge.

2. GDPR

Med den generelle databeskyttelseslovgivningen som er innført, er det viktig å holde sensitive data godt beskyttet i samsvar med GDPR. Mange bedriftsledere og IT-sjefer er uvitende om at Microsoft ikke tar ansvar for sikkerheten til dataene i Office 365.

Med backup av e-postmeldinger, vedlegg, kalenderhendelser og kontaktdetaljer, oppfyller man gjeldende regler for GDPR. I tillegg unngår man å miste viktig data, forhindrer juridisk kinkige situasjoner, samtidig som du bedrer kunderelasjoner ved å vise at du har full kontroll på dataene dine.

GDPR gir spesifikke rettigheter til brukernes personlige data, som blant annet å skaffe til veie kopier av dataene, ønske/krav til endringer, begrense behandlingen av data, slette data eller motta data. Med en god sikkerhetskopiering lagret til et trygt sted, har man bedre kontroll, samtidig som man overholder GDPR.

3. Fortsatt ikke overbevist? Se hva Microsoft selv skriver om saken

Via sin tjenesteavtale, anbefaler Microsoft kundene sine å etablere backup for Office 365.

Microsofts tjenesteavtale 01.10.20: https://www.microsoft.com/nb-no/servicesagreement

Utdrag fra kapittel 6 Tjenestetilgjengelighet, b:

Vi bestreber oss på å holde Tjenestene i gang. Imidlertid vil alle elektroniske tjenester fra tid til annen rammes av forstyrrelser og nedetid. Ved driftsavbrudd eller forstyrrelser i Tjenesten, kan det hende du midlertidig ikke vil være i stand til å hente Innholdet Ditt. Vi anbefaler at du regelmessig tar sikkerhetskopi av Innholdet Ditt og Dataene dine som du lagrer i Tjenestene eller lagrer ved bruk av Apper og Tjenester fra Tredjeparter.

Våre erfaringer

Vi har samlet noen av de vanligste henvendelsene vi har fått fra våre kunder. De som har backup av Office 365, kan vi som regel hjelpe raskt. I motsatt fall, er svaret dessverre ofte at vi ikke kan gjøre noe som helst. Dette er en lite ønsket situasjon, enten man er leverandør eller kunde.

  • Noen har gjort endringer på et dokument, jeg skulle gjerne hatt tilbake dokumentet slik det var i (for eksempel) april.
  • En bruker sluttet i sommer, men vi trenger tilgang til viktige O-365-filer og/eller e-post som brukeren lagret.
  • Vi har fått cryptolocker, alle filene som er synket til OneDrive/Sharepoint er låst.
    • Denne løser vi normalt innenfor 30 dager, men ikke alle cryptolockere blir oppdaget fort, andre overskriver filene så mange ganger at 365-historikken blir borte.
  • Noen har slettet dokumentet som tidligere lå under mappe yyy på Sharepoint. Kan dere finne dem frem?
  • En bruker har sluttet, og har stjålet og slettet viktig data med vilje. Hva nå?

 

Vi hjelper deg!

Entry tilbyr backup for Office 365 som en enkel tjeneste vi kan plugge på ditt eksisterende Office 365-abonnement. Du betaler månedlig for lagringsplassen som er brukt. Vi hjelper deg med å sette opp alt slik at det fungerer, og holder øye med tjenesten for deg. Dermed kan du sove godt om natten – enkelt og greit.

Ta kontakt med oss for mer informasjon og priser, eller test ut vår kalkulator.